6 Mayıs 2015 Çarşamba

ZAMAN YÖNETİMİNDE ETKİNLİK

                 ZAMAN YÖNETİMİNDE ETKİNLİK

Başarılı bir proje yöneticisi olabilmek için aynı zamanda zamanı da iyi yönetebilmek gerekir. İyi proje yöneticileri, zamanlarının çoğunda verimli olarak çalışırlar ve her halükârda zaman kayıplarına ve zaman kaybettiricilere müsaade etmezler. Proje yöneticilerinin zamanlarını daha etkin olarak kullanmasına yardımcı olacak bazı ipuçlarını şöyle sıralayabiliriz (İnternet-3 - Haughey,2                
            İpucu 1: Plan Oluşturun


       Bu prensibin ilk bakışta zaman yönetimiyle doğrudan alakası görülmeyebilir. Eğer projede çalışanlar ne yapacaklarını bilir ve önemli kilometre taşlarına yönelik bir planları olursa, proje yöneticilerinin de belirsizlikleri yönetmeye çalışmak için ayırmak zorunda kalacağı zaman çok daha az olacaktır.

İpucu 2: Pareto Kuralını (80/20 Kuralı) Aklınızdan Çıkarmayın.   



Bilindiği gibi Pareto Kuralı, %20'lik bir gayretle, bütün yapılacak işin %80'inin başarılabileceğini öngörür. İşin geriye kalan %20'sini de elde etmek istenirse, bu istek gayretin %80'ine bedel olacaktır. Değerli bir proje yöneticisi, faydalı olan bu %20'lik gayrete yönelmesi gerektiğini bilmelidir. Unutmamalıdır ki, harcanacak bu %20’lik gayret, projede yapılacak işin %80'ini ortaya koyacaktır. Dolayısıyla kritik olan bu %20 gayreti belirlemek ve onlara odaklanmak önemlidir.

           İpucu 3:
Maksadı Sadece Durum Güncellemesi Olan Toplantılar Yapmayın.
 Proje grubu üyeleri ile yapılan ve herkesin sadece kendi işinin güncel durumunu bildirdiği toplantılar zaman kaybıdır ve bir fayda sağlamayacaktır. Bunun yerine önemli hususlar, riskler ve fırsatların üzerine yoğunlaşarak zaman harcanmalıdır. Proje grubu üyelerini beyin fırtınası ve fikir üretmek için kullanmak daha faydalıdır. Proje grubu ile yapılan toplantıların mutlaka bir gündemi olmalı ve bir saatten fazla sürmemelidir. Zamanı uzatacak ve çözümü zor konular toplantıda bir kenara alınmalıdır. Bu tür konular için ayrı bir çalışma ekibi oluşturulup, müteakip toplantılarda proje grubunu bilgilendirecek şekilde bir tedbir alınabilir. Ayrıca; toplantı boyunca üyeler, kendilerini ilgilendirmeyen başka teknik detayların görüşüldüğü oturumlara katılmak zorunda olmamalıdır.

İpucu 4: Mikro Yönetimi Bırakın

 Proje yöneticisi işin detaylarında boğulmamalıdır. Mesela yazılım geliştirme projelerinde, proje yöneticisinin kodları incelemesine gerek yoktur. Bu konu kod geliştirenlere bırakılmalıdır. İşi yapacak doğru ekibe sahipseniz, onlara en iyi oldukları işi yapma ve gösterme fırsatı verilmelidir. Proje yöneticisi sadece projeyi başarıyla sonuçlandırmaya odaklanmalıdır.

İpucu 5: İşi Siz Yapmayın

Çoğu proje yöneticisi doğrudan işi yapmaya gömülme hatasına düşer. Bundan kesinlikle sakınmak gerekir. Proje yönetimi tam zamanlı bir iştir ve gözünüzü kısa bir süre bile ondan ayırırsanız problemler yaşanabilir. Zaman daraldığında bazı işlerin ucundan tutmak cazip gelebilir, fakat bunu yapmamak gerekir. İşi diğerlerine bırakmak ve proje yönetimine odaklanmak uygun olan seçenektir.

İpucu 6: Yapılacaklar Listesi Oluşturun

 Günlük yapılacak işler listesi oluşturmak, hedefleri başarmaya odaklanmayı sağlar. Listede yazılı olanlardan tamamlananları silmek, gerçek bir başarı duygusu oluşturur ve müteakip gayretleri de motive eder.
Proje yönetiminin uygulanmasında, her ne kadar zamanın etkin kullanımı için tavsiyeler ortaya konsa ve bunun için gayret gösterilse de; bu çok kolay olmamaktadır. Çünkü yöneticinin önünde zaman kullanımını olumsuz etkileyen pek çok engel bulunmaktadır. Proje yöneticilerinin zamanı etkin kullanabilmeleri, önemli ölçüde zaman kullanımını engelleyen sorunları ya da zaman tuzaklarını saptayabilmelerine bağlı olmaktadır. Yöneticilere zaman kaybettiren, diğer bir ifadeyle zaman tuzaklarının ya da zaman hırsızlarının belirlenmesi, etkin zaman yönetimi açısından büyük önem taşımaktadır. Proje yöneticilerine zaman kaybettiren belli başlı zaman tuzakları aşağıdaki gibi sıralanabilir (Akatay, 2003:285):

       Plansızlık:
Zaman kayıplarının en önemli nedenlerinden birisi plansızlık veya uygun plan yapmamaktır. Bazı proje yöneticileri zamanları olmadığı gerekçesiyle bu çok önemli faaliyeti ihmal etmektedir. Zaman çizelgesi içerisinde yapılacak her faaliyetin bir uygulama planı olması gerekir. Plan yapmamak, başarısızlık planı yapmaktır.

     Öncelikleri Belirleyememek ve Sıralayamamak
:
Proje sürecinde sahip olunan zaman, bilincin ya da hayal gücünün ürettiği bütün işleri yapmak için yeterli değildir. Bu nedenle yapılacak işler öncelik ve önem sırasına göre gerçekleştirilmelidir. İşleri yaparken öncelik ve önem sırasına dikkat etmemek, acil işlerle önemli işleri birbirine karıştırmak plansızlığın bir sonucudur.

    Yetki Vermemek
:
Proje yöneticisi, projenin yürütülmesinde mutlak hâkim ve yetkili olmalıdır. Fakat bunu yanında, belirli teknik ve sınırlı konularda yetki devri ile belirli işler başkalarına verilerek, önemli işlere daha fazla zaman ayırmak mümkün olabilmektedir.

      Ertelemek:
Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından biridir. Proje yöneticileri; yapılacak işin çok güç olduğunu düşündüklerinden veya istenilmeyen işlerden kaçınmak için işi ertelerler. Nedeni ne olursa olsun, erteleme ölümcül bir zaman hırsızıdır.

     Açık Kapı Politikası, Ziyaretçilere ‘Hayır’ Diyememek:
Her zaman görüşülebilir biri olmak, randevusuz ziyaretçilere cesaret vererek proje yöneticisinin önemli işlerinden zaman çalınmasına neden olabilir. Etkin zaman yönetimi konusunda en etkili yöntemlerden birisi ‘hayır’ diyebilmektir.

    Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar:
Toplantılar klasik zaman tüketicilerdir. Konuyla ilgisi olmayan konuşma yapanlar, amaç dışı tartışmalara girenler, hazırlıksız katılımcılar, kontrolü sağlayamayan proje yöneticisi, gerekli olduklarından değil, toplanmış olmak için düzenlenen toplantılar, bütün bunlar projenin verimli zamanına el koyan olgulardır.


  Dağınık Büro ve Masa Düzeni
:
Dağınık büro ve masa düzeni zamanın etkin kullanılamadığının bir belirtisidir. Karışıklık ve düzensizlik, proje çalışanının iş üzerindeki kontrolünü kaybetmesine, verimliliğinin azalmasına, dikkatinin dağılmasına, yorgunluğa, strese ve dolayısıyla zaman kaybına neden olmaktadır.

 Kaynak: 
KARA HARP OKULU SAVUNMA BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ TEKNOLOJİ YÖNETİMİ ANA BİLİM DALI,PROJE YÖNETİMİNDE ZAMAN YÖNETİMİ

Hiç yorum yok:

Yorum Gönder